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Release Notes

PB2016 release 10_03
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PB2010 release 9_03
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PB2006 release 6_09
PB2006 release 6_08

PropertyBoss 2016 - Release Notes v10.03

Accounts Payable

  • The PropertyBoss Accounts Payable functionality now supports the ability to add additional media even if the invoice has been approved for payment.
  • Invoices can be entered in Accounts Payable for Internal Vendors. A warning message will be displayed when an Internal Vendor is selected.

Affordable Housing

We now support having properties that are not designated as Affordable Housing in the same database as properties that are designated as Affordable Housing.

Applicant Screening

Canadian vendor, Rent Check, is now available as a vendor in the Applicant Screening module.


When importing assets, if a unit and lease start date are included, the asset will automatically be assigned to the lease rather than the original behavior which assigned it to the default storage location.

Audit Logger

Audit Logger has been greatly expanded and now includes a more extensive list of edits and changes made in PropertyBoss. Included are:

  • All changes made in the E-Payment Module.
  • Changes to Contacts, Prospects, Owners, Vendors & Transaction definitions


  • Using HTM and HTML files as the body of email is now supported.
  • Email addresses now support most special characters. Each email provider (Google, Yahoo, etc.) may have specific rules governing which characters are accepted.


The E-Payments Module has been revised and now includes additional options and allows more flexibility in managing  Service Fees. These changes affect all customers who use Electronic Payments. Changes include:

  • All Web Payment Portal settings are now maintained in PropertyBoss including:
    • All fee setups for payments entered directly in PropertyBoss.
    • All fee setups for payments and recurring payments entered on Portals and in the Application process.
    • All messages shown to web payment portal users.
    • Managing payment and recurring web payment portal capabilities.
  • Multiple Fee Schedules support charging different service fees for Prospects, Residents, and Owners
  • Fee Schedules can:
    • Limit the accepted payment types
    • Define the service fee amounts
    • Define whether the service fee will be absorbed by the Property Management Company.
  • Messages shown to a Payer before entering a payment on the Web Payment Portal are customizable in PropertyBoss. These messages support HTML formatting and external links.
  • When using PayLease as your Merchant Provider, you can choose whether the tenant is billed the service fees directly by PayLease or have the service fees show in PropertyBoss as separate charge transactions.
  • An Account Test Mode is now available which allows for a “test” transaction to be created which will be sent to your Merchant Provider to verify that your account information is set up correctly. All "test" transactions can be deleted from the register.
  • Other basic changes are:
    • The billing country is now passed to the Merchant Provider.
    • The AutoPost Transaction log now includes the Payer name and amount of the transaction for EFT Payments.
    • Duplicate web payments are now allowed on the same day if the prior payment was reversed.

For PayLease clients, a new B311 PayLease Deposit Report is available to assist with accurate balancing since PayLease close times may vary from deposit dates in PropertyBoss.

General Ledger

Chart of Accounts

The ability to sort by account numbers on the General Ledger Chart of Accounts has been added.

Bank Statement Reconciliation

We now require that an Interest or a Bank Charge account exists. These accounts are pulled from the most recent reconciliation.

L380 Check Register Report

The L380 Check Register Report no longer shows accounts of type "Asset-Bank" and is a "parent" account.


Inspections Navigator

The ability to select a group of incomplete inspections and mass update all remaining items as "good".

Inspection Item Conditions

  • The standard conditions now include Billable vs. Billable-Repair options to handle situations where a tenant can be billed for damage that does not warrant an actual repair.
  • The requirement of pictures is now selectable for each standard condition within each type of inspection. Options to require a picture for a Note condition on a Move-In Inspection but not on a Move-Out Inspection now exist.
  • The "Show Only Billable" option will now show all items with a billable condition (Billable and Billable-Repair).
  • The "Bill All Repairs" option will show all items with a billable condition that has not already been billed.
  • Modification to the wording of non-standard conditions will update any inspection that is not at "Complete" status.

Inspection Reported Conditions

  • The report will now show the "Completed Date" rather than the date the report is printed.
  • The report will no longer include rooms or items that have been marked as N/A.
  • The Assigned To copy of the Inspection Work Order Print will no longer show the contacts on the lease if the lease has ended.

Inspection Templates

An Inspection Template that has been used to create an inspection, and the inspection has not been deleted, cannot be deleted. The obsolete option should be selected.

Late Fees

  • The following Late Fee Methods have been renamed to better reflect their functionality which did not change. These methods do not charge an “Initial” late fee in respect to other methods.
    • Use Ranges: Single Charge
    • Use Ranges: Daily Charge
    • Use Ranges: Monthly Charge
  • The Monthly Charge on Bill Day which is only available in HOA databases now handles Late on Day options of 1 month, 2 months, and 3 months.
  • The ability to charge Late Fees on unpaid Late Fee transactions is now available.
  • Late Fee explanations displayed on portals now display correctly when either appended or replaced in either Setup Preferences or at the property/membership level.


The following enhancements have been implemented in Letters:

  • Prorated Rent Amount fields are now available for Letters to Tenants.
  • The assignment of a letter to a property is now respected when PropertyLists are active. Letters restricted to a property now on the active PropertyList will be omitted from the displayed letters.
  • HOA databases now have the ability to send letters about work orders.
  • The window displaying the list of letters has been resized and will retain the settings.


  • Media saved for a Lease now have separate options to define if the media is available on the Resident or Owner Web Portals.
  • When creating a new unit, the media saved to the original unit or template will be copied to the new unit.
  • The deletion of a unit will also delete all associated media.


Major improvements were made to the look and operation of Merlins throughout the system.

  • The Merlin Wizard has been redesigned to simplify their creation and to give additional functionality.
  • We have seen as much as a 75% improvement in execution times depending on the complexity and volume of information being returned.
  • The following fields have been added to the RentRoll Merlin:
    • Cell Phone
    • Move-Out Date (for contact)
    • Unit Description
    • Receives Statement Via
  • The following fields have been added to the Owner Navigator Merlin:
    • Accounting File
    • Transaction Set
    • Name on 1099


  • The "Owner Info" button content available on the Owners Register now includes the owner's email address.
  • When importing Owner information, the Tax ID data will be encrypted correctly.


Resident Web Portal

  • Added the ability to show designated Contact Details fields. The detail fields can be defined as "Display Only" or "Allow Edit". Updates by a resident will be received as web activity.
  • PropertyBoss now supports a new setting that allows Reversal transactions to be hidden. This setting works the same way as the option on the A148 Lease Statement.
  • Web Portal registrations now support email addresses that contain single quotes.

Package Tracking Web Portal

  • The emails used in Package Tracking are now stored in PropertyBoss. The resident’s picture will now be shown in the web portal, and the resident’s signature will be captured and stored as media when the "Sign For" button is clicked.

Payment Web Portal

For Version 10.03, we have completely redesigned the Payment Web Portal which includes:

  • Payments are directly entered on a single page.
  • Prospects, Tenants, and Owners are uniquely identified prior to accepting a payment.
  • Payments are not accepted from Tenants where the Do Not Accept Payment option is selected in the Tenants notebook.
  • An End Date is no longer required when managing a Scheduled Payment on the web portal.
  • When a Scheduled Payment for a bank draft is being setup, the tenant must choose checking or savings.
  • When a single payment via bank draft is being made, the tenant must choose checking or savings.
  • The tenant will now receive an email when a payment is made or a recurring payment is set up or changed.


  • Report Headings will now handle company names that contain an ampersand ( & ).
  • A160 Charges Paid: now supports the multi‐database option
  • A185 Move‐Out Reconciliation
    • Added option to Hide Notes
    • Modified select option to reflect Balances as of Move‐Out vs Prior to Move‐Out
  • A240 Lease Abstract: now includes all phone numbers for a contact 
  • A410 RentRoll: added the “Lease Cost/SF” column which calculates based on the sq. footage unit detail field and the lease amount on a current lease. The column will default to $0.00 if the unit’s sq. footage is missing.
  • A510 Delinquents and Prepaids: now supports the selection of more than one guarantor
  • A530 Collections Activity: now exports correctly to Excel
  • A565 Trust Account Balances: now includes inactive owners with no assigned properties with a negative balance
  • A590 Activity Consolidation: added taxes and deposit charges for the selected period and removed the LTV and LT Prelease values from the A540 section to balance correctly
  • Owner Reports O186, O260, and O261 can now be run for inactive owners
    • O186 Owner Summary Profit and Loss
      • Moved Credits to Owner transactions from Adjustments to Income
    • O260 Owner Statement Summary
      • Can now select owners by property
    • O261 Owner Statement
      • Can now select owners by property
      • Added option to Include or Exclude Notes
      • Added option to Hide Transaction Source/Comments Column
      • Ability to send a generic message
      • Ability to select based on Owner Balance
  • General Ledger Reports that support being run within report groups
    • L301 Income Statement
    • L302 Income Statement for Property
    • L303 Income Statement for Year
    • L311 Balance Sheet
    • L315 Cash Flow Statement
    • L325 Disbursements Report
    • L330 Trial Balance Report
      • Can also be exported to Excel and contains detail data
      • Now allows any begin date even in the middle of the month. The previous period close date is defined as the day before the begin date.
      • Can now filter to not show rows where the Net Change is not equal to 0.00.
  • Budgeting Reports D281, D282, and D283 can now be exported to Excel.

Security Settings

Settings for user privileges now provide more granular control for maintaining Units and Leases. Separate options now exist for:

  • Create/Delete Properties and Units
  • Create/Delete Leases
  • Make Properties and Units Inactive

Transaction Security

  • Both ​Enter​ and ​Reverse​ security must be authorized to reverse a transaction.
  • Both Enter and Move security must be authorized to move a transaction.

MaintTech Portal Security

In PropertyBoss:

  • Each Portal Role (except those that correspond to Package Tracking Work Order Groups) have 2 new security options added to the Work Order Groups tab: Add Work Order and Update Work Order
  • Add Work Order replaces Add New Work Orders for Web Portal - MaintTech.
    • Upgrade: Users with access to ​Add New Work Orders for Web Portal – MaintTech​ and have ​Use Group​ access for work order group will be given ​Add Work Order​ privilege on the work order group.
    • Upgrade: Users with access to ​Use Group​ for a work order group will be given access to Work Order for that group.

MaintTech Portal

  • The ​Add Work Order​ privilege will control whether the ​Add New Work Order​ button shows for the  corresponding work order group.
  • The ​Update Work Order​ privilege for the corresponding work order group will be checked before the other privileges in ​Web Portal – MaintTech​. The user must have ​Update Work Order​ privilege for the  work order group before the portal will check to see if they have any of the update privileges on ​Web Portal – MaintTech.

Utility Meter Readings

Users without System Setup privilege will now be able to set up Meters in ​Setup Preferences​ if they have Enter rates for meters​ privilege.

Tools - Recalculate All Amounts

The ​Recalculate All Amounts​ options now include the ability to include all Owners or select by Owner. The ability to  include all Leases or select by a specific Lease is also available. Selecting a specific Lease will automatically select all  owners associated with the property.

Units and Leases

  • The Units and Leases Navigator can now be organized by Agent.
  • If an Agent is defined:
    • Will show in the title of the Property, Unit, and Lease notebooks 
    • Will show when a work order is entered for the Property, Unit, or Lease
  • The Comments tab of the Lease notebook now includes an ​Internal Comments​ box that can be used to record general comments or notes.
  • When a tenant is transferred from one lease to another, the ​Allow Login to Web Portal​ checkbox on the new lease will be set based on the value in the old lease.
  • The primary contact on a lease can now be transferred to another unit even if they are already on another unit. The user must confirm that this action is correct.


Vendor Notebook Insurance Tab

  • Now contains a ​Coverage​ field which previously had to be maintained as a Detail field.
  • The ​Expiration Date​, ​Coverage​ and ​Information​ fields located on the Insurance ​tab can now be included on a Vendor​ merlin allowing the data to be exported.
  • All calendar buttons now work.

Work Orders

Enhancements to Work Orders include:

  • Activity History now sorts by ​Created in descending order so the most recent entries are listed at the top. Click the column header to change the sort order like other merlins.
  • Repeated work orders can now be viewed on the Property, Unit, Lease, and Owner notebooks.
  • The Completed Date/Time entered cannot be earlier than the Started Date/Time.
  • The W310 Work order Print report now includes an option to include the Work Order Completion Information.
    • This option defaults to NOT checked and is not stored to prevent the accidental inclusion of comments.
  • Added the ability to add a letter as the body of an email when sending an email related to a work order. The text of the email can now be edited before sending.
  • Two new Work Order reports have been added:
    • A125 Work Order Completion
    • A126 Work Order Performance
  • Changes to better support tracking the elapsed time for work orders:
    • Each Standard Short Description can now have an associated category for reporting.
    • Each Work Order Group can have a unique set of Work Order Locations which enables users to define the area within the unit where the work is being done.
    • Current Schedule date and time fields were changed to:
      • Original Schedule Date/Time
      • Current Schedule Date/Time
    • The Work Order Navigator Merlins now support the following fields:
      • Category
      • Location
      • Original Schedule Date/Time
      • Current Schedule Date/Time
      • Elapsed Time from Original Schedule
      • Elapsed Time from Current Schedule
      • Elapsed Time from Created Date/Time
    • The PropertyBoss Today Boxscores and Graphs were modified to calculate Elapsed Time and schedule information on these new fields.
    • The A120 Work Order Status Report now includes elapsed time based on the Current Schedule Date/Time.
    • The new A125 Work Order Completion Report provides metrics on completion times per category of repair.